Co sprawdza się podczas audytu? Za jakie błędy i braki grozi kara wysokości 30 tys. zł? Czyli wszystko o tym, dlaczego audyt akt osobowych zapewnia spokojny sen pracodawcy.
Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem pracodawcy uregulowanym w art. 94 pkt 9a) Kodeksu pracy. Brak prowadzenia akt osobowych pracowników może być potraktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu może podlegać karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł – art. 281 § 1 pkt 6 k.p.
Ponadto pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Spory z pracownikami i problemy pracodawców w dużej mierze wynikają z błędów lub braków w dokumentach kadrowych lub płacowych. Spory takie wielokrotnie mają swój finał w sądzie.
W przypadku spraw sądowych z zakresu prawa pracy, w zasadzie w każdej sprawie sąd żąda przekazania mu akt osobowych pracownika, którego sprawa dotyczy. Zwykle sąd zajmuje się dokumentami, które są związane ze sprawą, dlatego istotna jest poprawność regulacji w nich zawartych. Z naszego doświadczenia w prowadzeniu spraw z zakresu prawa pracy wynika jednak, że przy źle prowadzonych aktach – tj. nierzetelnie, bez należytej staranności – może mieć to wpływ na wizerunek danego pracodawcy przed sądem. Trudno jest bowiem zbudować obraz pracodawcy, który skrupulatnie przestrzega wymogów prawa, gdy sąd widzi akta osobowe prowadzone w sposób niedbały lub nieprawidłowy.
Szczegółowe wymogi prawne dotyczące prowadzenia akt osobowych zawiera rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 535), dalej zwane rozporządzeniem.
Zakres audytu
a) Wymogi dotyczące prowadzenia akt osobowych przewidziane w przepisach
Audyt akt osobowych w pierwszej kolejności weryfikuje, czy w każdej części akt osobowych znajdują się wymagane dokumenty. Sprawdzane są kompletność dokumentacji, chronologia ułożenia dokumentów i ich prawidłowe numerowanie.
Według rozporządzenia pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Składają się one z pięciu części i obejmują:
1) Część A, w której mają być oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).
2) Część B, w której mają znajdować się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W rozporządzeniu wskazane są szczegółowo dokumenty, które powinny znaleźć się w tej części akt osobowych, np. umowy o pracę.
3) Część C, zawierająca oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Rozporządzenie określa, jakie dokładnie dokumenty muszą znaleźć się w tej części akt osobowych (m.in. kopia wydanego świadectwa pracy).
4) Część D, w której mają znajdować się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
5) Część E, zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Rozporządzenie określa, jakie dokładnie dokumenty muszą znaleźć się w tej części akt osobowych, np. informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy).
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
b) Weryfikacja poszczególnych dokumentów
Profesjonalny audyt polega nie tylko na ustaleniu, czy spełnione są wszystkie wymogi wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, ale również (a może przede wszystkim) koncentruje się na analizie treści poszczególnych dokumentów oraz – w przypadku niektórych obowiązków – ustaleniu, czy pracodawca przestrzegał wymaganych prawem terminów.
Jakie braki i błędy odkrywają audytorzy?
Ze szczególną uwagą warto sprawdzić umowy o pracę. Dosyć często występującym błędem w tych dokumentach jest nieprawidłowe ustalenie miejsca pracy.
W myśl znowelizowanego w dniu 26.04.2023 r. przepisu art. 29 § 1 Kodeksu pracy jeden z podstawowych elementów umowy o pracę to „miejsce lub miejsca wykonywania pracy”. Zmiana art. 29 k.p. polegała m.in., na dopisaniu zwrotu: „lub miejsca”, co potwierdza, że pracownik może świadczyć pracę w więcej niż jednym miejscu. Błędy w umowach o pracę dotyczące miejsca wykonywania pracy polegają przede wszystkim na tym, że regulacje w dokumencie nie odzwierciedlają faktycznego miejsca świadczenia pracy, a w umowach o pracę powinno znajdować się miejsce pracy zgodne z rzeczywistym stanem faktycznym.
Kodeks pracy nie definiuje wprawdzie pojęcia miejsca pracy, ale orzecznictwo jest dość obszerne.
Przykładowo w wyroku Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. wyjaśniono, że: należy odróżnić „miejsce pracy” pracownika od „siedziby zakładu pracy”. Miejsce świadczenia pracy stanowi jeden z istotnych składników umowy o pracę, obustronnie uzgodniony, objęty ogólnym zakazem jednostronnej zmiany przez któregokolwiek z kontrahentów umowy.
Strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określaniu miejsca pracy. Może być ono określone na stałe bądź jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim wypadku zmienność miejsca pracy może wynikać z samego charakteru (rodzaju) pełnionej pracy. Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. (I PR 19/85, LEX nr 13556).
Z powyższego wynika, że miejsce świadczenia pracy może być określone w umowie w różny sposób. Ważne, aby było to ustalone zgodnie z rzeczywistym stanem faktycznym.
Bardzo częstym błędem pracodawców w umowach o pracę jest brak klauzuli dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. Zgodnie z art. 151 § 5 k.p. strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika do normalnego wynagrodzenia, a także dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 k.p. Pracodawcy dosyć często zapominają o wprowadzeniu takiej klauzuli, pomimo wskazanego wyżej przepisu.
Istotne jest także zweryfikowanie, czy są podpisywane aneksy do umów o pracę (porozumienia zmieniające umowę o pracę), np. w przypadku zmiany stanowiska pracy. Zdarza się w praktyce, że pracownik pracuje na innym stanowisku niż to, które ma zapisane w umowie o pracę. Może to prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji dla pracodawcy.
Warto sprawdzić, czy w aktach osobowych są umowy o zakazie konkurencji. Jeżeli są, wówczas istotne jest, aby został w nich zdefiniowany zakaz konkurencji oraz aby był on zapisany w sposób wystarczająco precyzyjny.
Z umowy powinno wynikać, co jest zakazem konkurencji, a także jaki jest jego zakres przedmiotowy, podmiotowy i terytorialny.
Bardzo często spotykamy się z sytuacją, gdy w aktach osobowych pracowników – mężczyzn wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia – brakuje odpowiednich oświadczeń, np. dotyczących zgody (lub jej braku) na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139 k.p., oraz delegowanie poza stałe miejsce pracy.
Co muszą zawierać akta osobowe?
Akta osobowe muszą zawierać skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Na ich podstawie można zweryfikować, czy dopuszczono pracownika do pracy z aktualnym orzeczeniem lekarskim stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania, czy też nie spełniono tego wymogu, dopuszczając pracownika do pracy.
W aktach osobowych powinny znajdować się także potwierdzenia odbycia szkoleń w zakresie BHP. Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Dokumenty znajdujące się w aktach osobowych wskazują na daty odbycia poszczególnych szkoleń, więc warto to zweryfikować.
Aktualność orzeczeń badań lekarskich oraz szkoleń BHP to zagadnienia bardzo istotne z punktu widzenia odpowiedzialności przed Państwową Inspekcją Pracy, jak też w przypadku ewentualnego wypadku przy pracy – szczególnie gdyby doszło do ciężkiego, śmiertelnego lub zbiorowego wypadku przy pracy. W tym zakresie pracodawcy muszą być zatem wyjątkowo czujni.
Wskazałam jedynie na niewielki fragment zagadnień, które są sprawdzane w trakcie audytu akt osobowych.
Zdarza się, że audyt akt osobowych jest rozszerzany o analizę regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy czy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W niektórych przypadkach audyt dodatkowo obejmuje zakładowy układ zbiorowy pracy.
Korzyści z audytu akt osobowych
Audyt pozwala ustalić stan przestrzegania przepisów prawa pracy u pracodawcy, a także umożliwia wyeliminowanie zaobserwowanych nieprawidłowości i zagrożeń.
Główne korzyści dla pracodawców:
1) bezpieczeństwo prawne i wyeliminowanie lub ograniczenie ryzyka kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (maksymalna wysokość grzywny to 30 tys. zł);
2) ujednolicenie i uproszczenie dokumentacji pracowniczej, co może wpłynąć na obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności pracy działów HR;
3) stosowanie bezpiecznych wzorów dokumentów istotnie ogranicza ryzyko przegranej pracodawcy przed sądem pracy.
Kiedy przeprowadzać audyt akt osobowych?
Audyt akt osobowych warto przeprowadzić w każdym czasie, jednak szczególnie istotne wydaje się jego zlecenie i zrealizowanie w sytuacji np.:
- rozpoczęcia obsługi kadrowo-płacowej danego pracodawcy przez firmę zewnętrzną;
- zmiany firmy zewnętrznej obsługującej pracodawcę w zakresie kadr i/lub płac;
- przejęcia przez pracodawcę innego pracodawcy (lub jego części) na zasadach określonych w art. 231 k.p.;
- istotnego wzrostu zatrudnienia – przed jego wystąpieniem – przede wszystkim w celu sprawdzenia, czy są stosowane prawidłowe dokumenty.
Podałam powyżej przykładowe sytuacje skłaniające Klientów do zlecenia audytu akt osobowych naszemu Działowi Prawa Pracy.
Agnieszka Różańska-Prawdzik
Dr nauk prawnych, prawnik Działu Prawa Pracy SEKA S.A.
Dział Prawa Pracy SEKA S.A. składa się z prawników specjalizujących się w problematyce prawa pracy, którzy szkolą i doradzają w zakresie prawa pracy w kilkudziesięciu największych firmach działających na terenie Polski. Nasi prawnicy uczestniczyli w pracach parlamentarnych nad kolejnymi nowelizacjami przepisów prawa pracy (w tym także Kodeksu pracy). Posiadają również bogate doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów, w tym w szczególności audytów akt osobowych, wewnętrznych regulaminów, a także innych audytów, np. dotyczących czasu pracy.
Kontakt: prawny@seka.pl
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
