Jest co najmniej 5 powodów, dla których warto przeprowadzać audyt płacowy. Zwłaszcza jeśli w organizacji pracują osoby o zróżnicowanej sytuacji pracowniczej. Audyt płacowy to jedno z najistotniejszych narzędzi dostępnych na rynku. Pozwala pracodawcy na weryfikację prawidłowości prowadzenia działalności w zakresie zatrudniania pracowników i rozliczania ich wynagrodzeń, a dzięki temu na zachowanie spokoju podczas kontroli PIP.
Przeprowadzenie audytu płacowego pełni istotną funkcję z kilku powodów. Audyt pozwala:
• dostrzec nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń,
• zoptymalizować koszty prowadzenia działalności,
• upłynnić procedury kadrowo-płacowe,
• ocenić strukturę wynagrodzeń w przedsiębiorstwie,
• wyznaczyć widełki płacowe dla poszczególnych stanowisk na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Wiele firm działających na rynku pracy ma zróżnicowaną sytuację pracowniczą – w przedsiębiorstwie znajdziemy zarówno osoby pracujące na podstawie umowy o pracę, jak i zleceniobiorców, rencistów, osoby z niepełnosprawnościami, kobiety przebywające na urlopie macierzyńskim, pracowników na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Każda z wymienionych sytuacji jest inna i wymaga odrębnej weryfikacji. Audyt płacowy pozwala sprawdzić poprawność rozliczenia wynagrodzenia każdej z tych grup – niekiedy podczas dokonywanej kontroli może się okazać, że podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego ustalona jest nieprawidłowo, a pracownik przebywający od kilku miesięcy na zwolnieniu chorobowym powinien już wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne.
Co jest sprawdzane podczas audytu płacowego?
Podczas audytu sprawdzana jest prawidłowość działania obowiązującego w zakładzie pracy systemu kadrowo-płacowego w zakresie dostosowania do aktualnych przepisów prawa oraz ustawienia algorytmów matematycznych służących do naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia. Audytor biorąc pod uwagę wszystkie składowe wynagrodzenia, sprawdza, czy są one obliczane w odpowiednich wysokościach, a także czy prawidłowo naliczane i odprowadzane są zaliczki podatku dochodowego oraz składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Wykorzystanie urlopów
Istotną kwestią sprawdzaną podczas audytu płacowego jest wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników firmy. Często zdarza się, że pracownicy w prawnie ustalonych terminach nie wykorzystują zaległych urlopów, co stwarza ryzyko dodatkowych kosztów dla pracodawcy w przypadku rozwiązania umowy o pracę z zatrudnionym – konieczne jest bowiem wypłacenie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Sprawdzana jest też prawidłowa wysokość podstawy do wynagrodzenia urlopowego.
Czas pracy a wysokość wynagrodzenia
Zdarzają się również sytuacje, że pracodawca zaplanuje podwładnym czas pracy w sposób nieprawidłowy, niezgodny z obowiązującą pracownika normą czasu pracy – dochodzi wtedy do sytuacji, gdy wyliczone wynagrodzenie jest niższe od płacy minimalnej. Jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zawinione przez pracodawcę. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi za wykonaną pracę wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż wynagrodzenie minimalne.
Jednym z występujących składników wynagrodzenia u niektórych pracowników jest wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych oraz za pracę w godzinach nadliczbowych. Podczas weryfikacji regulaminu pracy niekiedy okazuje się, że godziny nocne w zakładzie pracy są ustalone w odmienny sposób dla różnych stanowisk pracy i faktycznie występujące godziny nocne są zliczane w sposób nieprawidłowy, a co za tym idzie, również nieprawidłowo wypłacane. W przypadku występowania w przedsiębiorstwie godzin nadliczbowych także dochodzi do błędów w sposobie ich rozliczania – audytor podczas kontroli bierze pod uwagę, kiedy nadgodziny występują, w jakiej liczbie i w jaki sposób powinno się to przełożyć na wyliczenie należnego pracownikowi wynagrodzenia.
Warto zwrócić uwagę, że prawidłowość rozliczania godzin nocnych oraz nadliczbowych jest jedną z ważniejszych kwestii dotyczących wynagrodzenia, sprawdzanych podczas kontroli pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy.
Optymalizacja procesów i kosztów
Nie ulega wątpliwości, że we współczesnym świecie – skupionym na optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach i poszukiwaniu sposobów na pozyskiwanie oszczędności – audyt płacowy jest jednym z narzędzi, które pozwala zrealizować oba te cele. Raport końcowy, który otrzymuje pracodawca po skończonym audycie, pozwala na wyciągnięcie wniosków i opracowanie założeń płacowych, które w dłuższym wymiarze czasowym pozwolą na to, aby zakład pracy funkcjonował w sposób bardziej dynamiczny finansowo.
Jednocześnie – co również warto podkreślić – dokonywane w zakładzie pracy okresowe audyty płacowe mają wpływ na wzrost zaufania pracownika do pracodawcy oraz poprawiają poczucie bezpieczeństwa finansowego zatrudnionych w zakładzie pracy.
Autorka: Natalia Zdroik, specjalista ds. kadr i płac w SEKA-HR
Interesuje Cię temat audytów kadrowo-płacowych? Czytaj o audycie akt osobowych w magazynie SEKA nr 37. Pobierz magazyn
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
