Z artykułu dowiesz się:
• Dlaczego ważna jest szybka i skuteczna komunikacja między działami w procesie budowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy?
• W jaki sposób wdrożenie systemów informatycznych i digitalizacja danych mogą pomóc działom BHP w przekazywaniu danych, informacji, zaleceń?
Sztuczna inteligencja, internet rzeczy, wirtualna rzeczywistość, roboty i automatyzacja w BHP. Czy postęp technologiczny może wpływać na poprawę bezpieczeństwa i higieny pracy? Zdecydowanie tak. Wystarczy rozpocząć od zmiany procesów digitalizacji dokumentacji, dzięki którym obieg informacji i komunikacja będą szybkie i skuteczne. Zalety wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentacji oraz innych aspektów automatyzacji dla kultury bezpieczeństwa organizacji przybliża Aleksandra Rzeźnik, specjalistka ds. bhp, inspektorka ochrony ppoż., specjalistka ds. ochrony środowiska SEKA S.A.
Workflow – uporządkowana komunikacja
Dlaczego ważna jest szybka i skuteczna komunikacja pomiędzy działami w procesie budowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy?
Szybka, przejrzysta, a przede wszystkim nieskomplikowana oraz czytelna – idealny przepis na uporządkowaną komunikację w firmie. Elementy te pomagają zaoszczędzić czas oraz stanowią bazę wspomagającą w strategii rozwoju firmy. Tzw. workflow, bo tak można nazwać opisany schemat, stanowi automatyzację procesów, dzięki którym zadania i informacje przekazywane są od jednego uczestnika procesu do następnego. W dzisiejszych czasach jest to łatwiejsze niż kiedykolwiek. Mamy bowiem dostęp do narzędzi nowej technologii, które znacząco ułatwiają sprawne przekazywanie informacji i płynące z tego korzyści dla przedsiębiorstwa. Możemy pozbyć się żółtych karteczek, które w praktyce czasami przysłaniają nam ekran komputera lub zawierają dane, które powinny pozostać między podmiotami w danym procesie wewnątrz przedsiębiorstwa. W zamian przenosimy te dane na ekran smartfona, komputera, tabletu czy innego urządzenia. Narzędzia teleinformatyczne mogą bowiem pomóc uporządkować nawet najbardziej chaotyczne struktury przedsiębiorstwa oraz zaoszczędzić czas potrzebny do omówienia niekiedy prozaicznych, podstawowych kwestii. Usprawnienie to może mieć również wpływ na ewentualne konsekwencje prawne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jedną z korzyści z wdrożenia sprawnego przepływu informacji za pomocą narzędzi teleinformatycznych jest bezpieczeństwo fizyczne i prawne przedsiębiorstwa pod względem BHP. Brak skutecznego zarządzania obiegiem dokumentów, monitorowania wskaźników czy delegowania zadań może skutkować poważnymi problemami, które wychodzą poza ekran monitora – stanowią realne naruszenia prawa w zakresie BHP, co może prowadzić do poważnych konsekwencji dla pracodawcy. Narzędzia teleinformatyczne mogą ograniczyć niepożądane negatywne skutki. Warto jednak pamiętać, że są one wyłącznie usprawnieniem zarządzania obiegiem informacji, a nie ich źródłem. Dlatego też określenie odpowiedzialności poszczególnych podmiotów biorących udział w procesie, przeszkolenie oraz zaangażowanie dają podstawę do wdrożenia następnego kroku, czyli automatyzacji procesów przez nowe technologie.
W dzisiejszych czasach przepisy BHP w przedsiębiorstwach brane są pod uwagę dużo bardziej niż kiedyś. Być może to kwestia dbałości o pracownika czy też większej świadomości prawnej, jakości jakiej oczekują klienci podpisujący kontrakty produkcyjne. Często pierwszą rzeczą, jaka nam się nasuwa, jeśli myślimy o BHP, jest specjalista ds. BHP, który dzięki swojej fachowej wiedzy powinien sprawnie posłużyć się rozporządzeniem o swoim zawodzie oraz wdrożyć odpowiednie środki w ramach swojej funkcji kontrolno-doradczej.
Budowanie polityki BHP w zakładzie pracy
Budowanie jasnej i przejrzystej polityki BHP w zakładzie pracy nie dotyczy jednak wyłącznie specjalisty ds. BHP czy wyspecjalizowanej firmy, od której oczekuje się profesjonalnego działania, ale także ma związek z zaangażowaniem innych działów. Budowanie zaangażowania w firmie za pomocą określonych metod, narzędzi usprawnia wewnętrzną komunikację, a co za tym idzie – jakość w zakresie BHP. Brak tego zaangażowania, brak systemowego przepływu informacji, które do działu BHP w dynamicznym przedsiębiorstwie powinny trafić, może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawcy, np. w wyniku kar podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy też negatywnych wyników audytów jakościowych w firmach. Przepływ informacji w dzisiejszym świecie może być prostszy niż kiedykolwiek – dzięki wewnętrznym systemom informatycznym, formatkom czy po prostu komunikatom mailowym.
Zaburzenie systemowego przekazywania informacji
Zaburzenie systemowego przekazywania informacji może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla przedsiębiorstwa. Najlepiej zobrazują to przykłady.
W przedsiębiorstwach często mamy do czynienia z działem zakupów, którego zadaniem jest sprawne i szybkie realizowanie transakcji w celu usprawnienia produkcji. W firmach produkcyjnych, gdzie zamawia się mieszaniny i substancje chemiczne, nacisk na sprawną komunikację między działem zakupów a działem BHP powinien mieć szczególne znaczenie. Brak informacji o tym, jakie środki zostały zakupione, tj. z jakimi środkami mają do czynienia pracownicy w procesie – a często jest to proces dynamiczny – może skutkować tym, że pracodawca nie wdroży odpowiednich środków ochrony indywidualnej, nie przeszkoli odpowiednio pracowników (np. jeśli w mieszaninach występują dizocyjaniany w odpowiednim stężeniu) czy też nie przeprowadzi pomiarów środowiska pracy. Może to wywołać między innymi określone choroby zawodowe, a zarazem negatywne skutki dla pracodawcy.
To wszystko dzieje się, gdy brakuje przejrzystości, określenia odpowiedzialności, zarządzania wewnętrznego. Dysponujący specjalistą dział BHP w sytuacji otrzymania informacji o zakupionych środkach mógłby zaalarmować pracodawcę – w ramach swojej funkcji doradczo-kontrolnej – o konieczności wdrożenia odpowiednich działań prowadzących do bezpieczeństwa fizycznego pracowników oraz bezpieczeństwa prawnego samego pracodawcy. Rozwiązanie systemowe polegające na sprawnym i szybkim przekazaniu informacji o nowo zakupionym środku chemicznym (np. poprzez wiadomości e-mail, sygnalizatory w wewnętrznych aplikacjach, komunikaty telefoniczne) wewnątrz organizacji ograniczyłoby ryzyko wystąpienia niepożądanych skutków spowodowane niepodjęciem przez pracodawcę niektórych czynności. Można pokusić się o stwierdzenie, że wewnętrzna komunikacja systemowa między działami jest pewnego rodzaju działem testowym przed dopuszczeniem produktu do użytku w zakładzie. Idąc krok dalej – po otrzymaniu informacji o nowo zakupionym środku chemicznym mogłaby zostać wdrożona systemowa check-lista do analizy tego, jakiej kategorii jest to substancja, a także czy należy przeprowadzić pomiary środowiska pracy i doposażyć pracowników w dodatkowe środki ochrony indywidualnej lub zbiorowej – tak, aby ograniczyć ryzyko pominięcia istotnych kwestii.
Komunikacja systemowa między działem kadr i BHP
Innym przykładem, jakim można się posłużyć, jest komunikacja systemowa między działem kadr/personalnym a działem BHP.
Specjalista BHP biorący udział w procesie szkolenia powinien mieć odpowiedni zbiór informacji na temat tego, z jakim pracownikiem ma do czynienia. Aktualnie firmy pozwalają sobie na zatrudnianie pracowników młodocianych. Często pracodawca nie zdaje sobie sprawy, jak istotne są uregulowania dokumentacyjne dotyczące właśnie tej grupy pracowników. W praktyce można się więc spotkać z tym, że na etapie przyjmowania do firmy oraz wysyłania ich na szkolenia BHP świadomość na temat tego, jakich obowiązków należy dopełnić, jest znikoma.
Nie można dopuścić do tego, by brakowało oceny ryzyka zawodowego dla pracownika młodocianego czy odpowiedniego wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym. Skuteczna i przejrzysta komunikacja oraz kwestia odpowiedzialności za przekazanie informacji o planowanym zatrudnianiu pracownika młodocianego do działu BHP sprawiłyby, że poprzez odpowiednie doradztwo i fachową wiedzę specjalisty ds. BHP można byłoby uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z dopuszczeniem pracownika młodocianego do pracy bez odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Państwowej Inspekcji Sanitarnej kwestia braków dokumentacyjnych dla tej grupy pracowników może wywołać niemałe zamieszanie w firmie.
W takim przypadku odpowiednie rozwiązanie teleinformatyczne również zdałoby egzamin. Formatka systemowa przesłana odpowiednio wcześniej oraz dostosowanie dokumentacyjne na wspólnym dysku również zniwelowałyby ryzyko związane z zatrudnieniem pracownika młodocianego bez odpowiedniego przygotowania.
Narzędzia teleinformatyczne a rozmycie odpowiedzialności w BHP
Czy rozdzielenie systemowe odpowiedzialności na poszczególne podmioty i wdrożenie narzędzi teleinformatycznych nie wpłyną na rozmycie odpowiedzialności za jakość w zakresie BHP?
Wdrożenie narzędzi teleinformatycznych nie powinno wpływać na rozmycie odpowiedzialności za jakość w zakresie BHP, tylko ją uwidaczniać. Narzędzia te powinny służyć jako pomoc i dodatek dla pracowników, którzy w wyniku odpowiednich szkoleń i rozwiązań systemowych dotyczących określenia odpowiedzialności zdają sobie sprawę z konieczności przekazania informacji. Praktyka pokazuje, że sama digitalizacja i techniczne rozwiązania nie są wystarczające w skutecznym przepływie informacji.
Systemowe rozwiązania powinny polegać na wykreowaniu świadomości i zaangażowania w pracownikach danych działów biorących udział w „łańcuchu BHP” oraz na konkretnym określeniu odpowiedzialności. Istotne jest zatem, że powinno iść to ze sobą w parze.
Sama informacja np. o zakupionym środku chemicznym, która wyświetla się w systemie określonym działom, nie wystarczy. Idąc tropem początku naszego artykułu, fachowe doradztwo w kwestii tego, jakie działania należy wdrożyć przed przystąpieniem do pracy z tym środkiem, jest nieocenione.
Osoba sprawująca nadzór nad pracownikiem powinna więc przeanalizować, czy wszystkie potrzebne działania są zrealizowane. To również może być przedmiotem rozwiązań systemowych, np. check-list. Warto jednak pamiętać, że etapem końcowym jest dopuszczenie do pracy pracownika przez osobę sprawująca nad nim nadzór, a więc przez osobę fizyczną.
Konkludując, szybszy dostęp do dokumentacji ułatwi nad nią kontrolę. Świadomość pracownika odpowiedzialnego za dane zadanie, np. osoby sprawującej bezpośredni nadzór nad pracownikiem, jest równie istotna.
fot. Envato Elements
Bez niepotrzebnego przeciągania w czasie
W jaki sposób wdrożenie systemów informatycznych i digitalizacja danych mogą pomóc działom BHP w przekazywaniu danych, informacji, zaleceń?
Niektóre przedsiębiorstwa już dawno instynktownie wdrożyły narzędzia teleinformatyczne służące usprawnieniu przepływu dokumentacji i dostępu do niej. Są to np. wspomniane wcześniej wspólne dyski z folderami, które znacznie ograniczają czas na poszukiwanie dokumentów w segregatorach.
Aktualnie spotykamy się z dużym tempem pracy, wieloma pracownikami w jednym miejscu, dążeniem do dobrych wyników produkcyjnych. Przedsiębiorstwa stawiają na jakość produktu przekazywanego klientom. Coraz częściej jednak spotykamy się również z wymaganiami jakościowymi co do zakresu BHP ze strony klientów.
Brane są pod uwagę kwestie związane ze szkoleniami, świadomością zagrożeń, jakie ma pracodawca, wskaźnikami wypadkowości i dążeniem do ich obniżenia, prewencją, przepływem informacji. Wszystkie te kwestie stanowią o tym, czy przedsiębiorstwo jest widziane w oczach klienta jako zdające sobie sprawę z konieczności rozwiązań systemowych – określenia odpowiedzialności, przejrzystości, przepływu informacji – czy też nie. Podczas audytów klienci zwracają szczególną uwagę na rozwiązania systemowe. Stanowić to może dla nich podstawę do zawarcia kontraktu.
Wdrożenie systemów informatycznych i digitalizacja danych z pewnością może pomóc działom BHP w szybszym przekazywaniu informacji do działów, które na bieżąco zajmą się monitorowaniem niektórych procesów i ich udoskonalaniem.
Z punktu widzenia przepływu informacji w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy najlepszymi programami komunikacji wewnętrznej są takie, które posiadają kilka bazowych elementów i umożliwiają określenie adresata, harmonogramu działań, celu komunikacyjnego czy też budżetu operacyjnego.
Zalecenie przesłane przez dział BHP (cel komunikacyjny) do pracownika odpowiedzialnego za obszar (adresat) zaalarmuje go o tym, że należałoby określić harmonogram działań, aby je zrealizować. Jednocześnie w przypadku konieczności nakładów finansowych w tym zakresie automatycznie musiałoby zostać wypełnione pole z budżetem operacyjnym (często orientacyjnym). Taka informacja to zbiór danych, jakie zostałyby wysłane do pracodawcy. Kompleksowo, szybko, bez zbędnego przeciągania w czasie.
Sprawne przekazanie informacji przez dział BHP może znacznie ułatwić ich realizację osobom odpowiedzialnym np. za usunięcie nieprawidłowości. W dynamicznym przedsiębiorstwie systemy informatyczne alarmujące o nowych wynikach z bieżących kontroli wewnętrznych czy działaniach prewencyjnych odgrywają znaczącą rolę.
Jasne i klarowne informacje opisane w wiadomości do wydarzenia, konkretna data i godzina oraz miejsce to często to, czego potrzebują osoby, na których głowie w ciągu dnia jest kilka spraw. Systemy te mają również funkcje przypominania o wydarzeniach. Ograniczy więc to ryzyko umknięcia komuś czegoś.
Narzędzia do skutecznego komunikowania wytycznych BHP
Jakie narzędzia są potrzebne, aby skutecznie komunikować wytyczne BHP w poszczególnych działach do poszczególnych pracowników?
Maile, wspólne foldery, aplikacje – rozwiązań może być naprawdę dużo. Aktualnie mamy do czynienia z digitalizacją dokumentów i materiałów w większości przedsiębiorstw. Najpopularniejszym narzędziem do skutecznego komunikowania są aktualnie e-maile, które mają często różne, ułatwiające zorganizowanie czasu funkcje. Poza opisanym wcześniej systemem przepływu informacji co do zaleceń istnieje jeszcze kilka innych rozwiązań, które dostępne są na wyciągnięcie ręki. Pomagają one między innymi dotrzeć do ważnych danych czy skrócić czas pracy na dokumentach.
Powstają również coraz to nowsze programy do zarządzania projektami. Zespół ma bowiem dostęp do narzędzi, dzięki którym monitorowanie wskaźników staje się łatwiejsze. Analogicznie – można to wdrożyć do BHP.
Posłużyć się można kilkoma przykładami oprogramowania, które zdałoby egzamin w przepływie informacji w BHP. Warto wymienić np. oprogramowania do współpracy zespołowej – między innymi Slack, Real-time Board, Bitrix24, Yammer czy też popularniejsze, takie jak Microsoft Teams czy Zoom, oraz wszelkiego rodzaju oprogramowania ostrzegające, które alarmują nas na bieżąco o zbliżających się terminach.
W wyborze narzędzia, które ma służyć do przekazywania informacji między pracownikami, warto jeszcze zwrócić uwagę na to, aby były to systemy zapewniające zachowanie informacji wewnątrz firmy. Informacje z zakresu BHP są często danymi, do których musimy podejść z rozsądkiem, ponieważ dotyczą one istotnych kwestii związanych z pracownikami. Prowadzone rozmowy i obieg dokumentacji stanowią dane, które powinny pozostać tajemnicą firmy. Warto więc zainwestować w program, który niweluje ryzyko wypływu informacji na zewnątrz.
Musimy sobie jednak zdawać sprawę z tego, że sama digitalizacja to nie wszystko. Fachowe doradztwo stanowi bazę to tego, aby powstała wewnętrzna sieć komunikacyjna.
fot. Envato Elements
BHP a nowe technologie
W jakiej wielkości przedsiębiorstwach systemy informatyczne i rozwiązania technologiczne zdadzą egzamin i są opłacalne? Czy taka inwestycja jest kosztowna?
Nieokreślenie odpowiedzialności oraz nieprzekazanie informacji może mieć negatywne konsekwencje w każdej firmie. Oczywiście, duże produkcyjne firmy czy korporacje są znacznie bardziej narażone na wystąpienie powyższego. Należy mieć jednak świadomość tego, że nawet w małych firmach pracownicy muszą zdawać sobie sprawę z konsekwencji prawnych czy chociażby z wystąpienia wewnętrznego chaosu, jeśli nie będą wiedzieć, jak istotne są rozwiązania systemowe i określenie odpowiedzialności.
Mówiąc o kosztach, musimy wziąć pod uwagę nie wielkość przedsiębiorstwa, ale strukturę oraz branżę, z jaką mamy do czynienia. Inną strukturę ma bowiem branża chemiczna, a inną – usługowa czy szkoleniowa.
Możemy mieć do czynienia z małą firmą o nieskomplikowanym procesie, jednakże charakter oferowanych usług, położenie, rozproszenie w terenie delegowanych specjalistów ma wpływ na to, że konieczne jest wdrożenie systemów teleinformatycznych. W takim przypadku istotne są również rozwiązania techniczne pozwalające na zachowanie wewnętrznej poufności co do przekazywanych na odległość danych. Aktualnie na rynku mamy sporo firm oferujących wszelkiego rodzaju programy czy aplikacje, a wachlarz cenowy jest obszerny. Możemy więc dostosować program do naszych potrzeb – mniej lub bardziej wymagających.
Inspektor BHP, nowe technologie komunikacyjne i digitalizacja danych, sztuczna inteligencja – jak może wyglądać idealna i bezpieczna przyszłość w zakładzie pracy?
Z pewnością opisane wcześniej przykłady prowadzące do zminimalizowania ryzyka wystąpienia niepożądanych skutków dla pracodawcy w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy obrazują, jak istotne jest odpowiednie wdrożenie i zastosowanie nowych technologii dla szybszego przepływu informacji i digitalizacji.
Nowe technologie mają wpływ na dzisiejszy obraz bezpieczeństwa i higieny pracy w przedsiębiorstwie nie tylko w zakresie sprawnej komunikacji. Spotykamy się już bowiem z wykorzystaniem technologii rozszerzonej rzeczywistości (AR) czy wirtualnej rzeczywistości, wykorzystywanej między innymi podczas szkoleń z zakresu pierwszej pomocy przedmedycznej, gdzie za pomocą specjalnych okularów szkolony pracownik może przenieść się do rzeczywistości, w której konieczne jest udzielenie pierwszej pomocy osobie poszkodowanej. Zainstalowane oprogramowanie alarmuje go o tym, czy wykonuje ćwiczenie prawidłowo oraz jaki jest jego skutek. Jest to pewnego rodzaju rozwiązanie przełomowe, jeśli chodzi o szeroko rozumiane szkolenia z zakresu bezpieczeństwa. Warto jednak pamiętać, że jest to rozwiązanie dodatkowe.
Bazą powinno być bowiem fachowe przekazanie wiedzy przez wykwalifikowanego ratownika lub inną osobę z odpowiednimi kwalifikacjami do prowadzenia tego typu szkoleń. Doświadczenie oraz bazowanie na konkretnych przykładach z życia codziennego jest bowiem nieocenione w przypadku chęci przekazania szkolonemu pracownikowi wiedzy na temat udzielania pierwszej pomocy.
Innym przykładem wykorzystania nowych technologii w bezpieczeństwie pracy jest tzw. internet rzeczy (ang. internet of things – IOT) – system służący przede wszystkim efektywnemu monitorowaniu. W niektórych zakładach produkcyjnych – zajmujących się np. produkcją z użyciem sporej ilości chemii, tworzyw sztucznych – IOT wykorzystuje się w postaci czujek, które noszone są przez pracowników podczas zmiany roboczej i monitorują, czy nie występuje na stanowisku pracy przekroczenie dopuszczalnych norm bezpieczeństwa.
Sztuczna inteligencja jako nowe narzędzie
Stworzenie sztucznej inteligencji wiele osób porównuje z okiełznaniem przez człowieka ognia. Można jednak stwierdzić, że skoro zaczęliśmy tworzyć maszyny i wykorzystywać je do zmieniania naszego świata, to sztuczna inteligencja na obecnym etapie nie wpłynie na nasze funkcjonowanie, a na pewno nie sprawi, że człowiek będzie niepotrzebny. Nie można oczywiście nie doceniać możliwości, jakie daje sztuczna inteligencja. ChatGPT jest doskonałym narzędziem dla osób, które rozpoczynają pracę ze służbą BHP i aspektami przeciwpożarowymi. Daje bowiem możliwości szybkiego znalezienia odpowiedzi na nurtujące inspektora pytania z różnych gałęzi wiedzy (prawa, budownictwa etc). Pomoże również w obliczeniach np. wydatku energetycznego. Na obecnym etapie sztuczna inteligencja nie jest nieomylnym źródłem wiedzy i nadal podlega tym, którzy wprowadzają do niej dane.
W przyszłości niewykluczone będzie używanie nowych programów opartych na sztucznej inteligencji, pozwalających na zapewnienie bezpieczeństwa w różnych obszarach. Już dzisiaj niektóre firmy wprowadzają swoje produkty, których produkcja polega na zastosowaniu sztucznej inteligencji. Dba ona o jakość produktów, a przy okazji nie dopuszcza do sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia pracownika, np. wychwytując i przewidując jego ruchy i zatrzymując maszynę w odpowiednim momencie.
Pomimo takiego nieograniczonego potencjału nadal niezbędnym elementem systemu będą ludzie, których rola skupi się na wprowadzaniu danych, weryfikacji, naprawach oraz zarządzaniu całym łańcuchem produkcji. Służba BHP nie powinna mieć obaw o swoją pracę, gdyż doświadczenie zdobyte we wprowadzaniu nowych i bezpiecznych maszyn do powszechnego użytku przyniosło wiele innych zagrożeń w różnych obszarach. Wyzwaniem dla służby BHP będzie wyłącznie elastyczność i konieczność dostosowania się do nowych realiów.
Sztuczna inteligencja jest nowym narzędziem, którego potencjał dopiero poznajemy, ale w tej chwili możemy stwierdzić, że stworzy ona możliwości zapewnienia bezpieczeństwa, a także nowe obszary działania służby BHP.
Zawsze musimy mieć jednak z tyłu głowy to, że sztuczna inteligencja nie zastąpi nam kompetentnych pracowników, którzy dzięki swoim umiejętnościom miękkim będą w stanie wytworzyć w innych świadomość, zaangażowanie i odpowiedzialność. Powinno to stanowić punkt wyjściowy do wdrożenia narzędzi oferowanych przez sztuczną inteligencję i do digitalizacji.
Aleksandra Rzeźnik
Specjalistka ds. BHP, inspektorka ochrony ppoż., specjalistka ds. ochrony środowiska SEKA S.A.
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
