Ekspert zewnętrzny jest przydatny na każdym etapie rozwoju firmy. W świetle zmieniających się przepisów nasi specjaliści na bieżąco aktualizują wiedzę, uczestnicząc w szkoleniach. Brak wiedzy i doświadczenia może skutkować karami dla pracodawcy nawet do 30 tys. zł grzywny. Warto zatem oszacować jakie rozwiązania są korzystniejsze dla firmy. Rozmowa z Joanną Wąsowską – specjalistą ds. kadr SEKA S.A.
Czym jest outsourcing usług kadrowo-płacowych? Z jakich elementów obsługi się składa?
Outsourcing usług kadrowo-płacowych jest wydzieleniem działań administracyjno-prawnych związanych z zatrudnianiem pracowników poza strukturę firmy. Polega na kompleksowej obsłudze, począwszy od założenia teczki osobowej pracownika aż do zakończenia współpracy i przekazania dokumentów do archiwizacji. Obszar kadr i płac w obliczu ciągłych zmian przepisów staje się coraz bardziej złożony i skomplikowany, dlatego uważam, że warto zlecić te działania grupie specjalistów, którzy opracują regulaminy: pracy, wynagradzania, ZFŚS dedykowane dla potrzeb konkretnej firmy, a w sytuacjach kryzysowych lub w przypadku kontroli będą reprezentować klienta przed organami kontrolnymi takimi jak US, ZUS, GUS, PRFON oraz przed Sądem Pracy. Outsourcing to nie tylko wypełnianie obowiązku pracodawcy względem pracownika, ale również doradztwo w sprawach prawa pracy
Dlaczego i kiedy firma potrzebuje eksperta zewnętrznego (firmy zewnętrznej) do obsługi tego typu zagadnień?
Ekspert zewnętrzny jest przydatny na każdym etapie rozwoju firmy. W świetle zmieniających się przepisów nasi specjaliści na bieżąco aktualizują wiedzę, uczestnicząc w szkoleniach. Brak wiedzy i doświadczenia może skutkować karami dla pracodawcy nawet do 30 tys. zł grzywny. Warto zatem oszacować, jakie rozwiązania są korzystniejsze dla firmy.
Co jest najtrudniejsze w obsłudze kadrowo-płacowej firmy? Czy są jakieś branże, w których taka obsługa jest trudniejsza?
Tematem, który stwarza pracodawcom największe problemy, jest prawidłowe rozliczanie czasu pracy. Przy wielości i stopniu skomplikowania składników płacowych rozliczenia z pracownikami stają się o wiele bardziej skomplikowane. Klienci mają pewność, że zostaną prawidłowo poinstruowani jak planować czas pracy, aby wyeliminować ryzyko błędów oraz towarzyszące im konsekwencje. Wiele wątpliwości, bez względu na branżę, towarzyszy zwalnianiu pracowników, przekształcaniu przejmowaniu firm, reorganizacja przez nowego właściciela. To złożone, kosztowne procesy, okupione negatywny mi emocjami po obu stronach zatrudnienia, często konfliktowe sytuacje. W takich momentach profesjonalna obsługa zewnętrzna pomoże w przeprowadzeniu procesu, wdrożeniu nowych rozwiązań.
Obsługa firmy w tym zakresie to złożony proces, ilu ekspertów pracuje nad obsługą firmy i jakie specjalności reprezentują?
W zależności od poziomu skomplikowania i liczby prowadzonych akt osobowych mamy dwie możliwości. Jedną z nich jest obsługa jednoosobowa – wspólna dla kadr i płac bądź druga – tworzenie zespołów dwuosobowych współpracujących – równolegle z podziałem na kadry i płace. Oba rozwiązania dedykujemy do konkretnych klientów. Nieodzownym atutem naszego outsourcingu jest stała możliwość konsultowania różnych przypadków i poszukiwanie rozwiązań z prawnikami z dziedziny prawa pracy i specjalistami BHP.
Czy firma, decydując się na tego typu współpracę, może z niej zrezygnować i czy to się opłaca?
Obsługa kadrowo-płacowa co do zasady jest długą współpracą, wiąże się z bezpieczeństwem procesów około zatrudnieniowych. Z klientem zewnętrznym łatwiej wprowadzić nowe procedury postępowania. Zatrudniając pracownika wewnątrz struktury, nie mamy tak kompleksowej obsługi, a pracodawca musi się liczyć z comiesięcznym kosztem utrzymania działu, w tym też licencji oprogramowania systemowego, sprzętu biurowego, specjalnie przystosowanych szaf do przechowywania akt osobowych, a następnie wieloletnie koszty archiwizacji (akta osobowe 50 lat). Opłacalność takiego procesu pozostawiam do indywidualnego rozpatrzenia dla każdego klienta. Rozwiązać taką umowę można w każdej chwili, zachowując ustalony okres wypowiedzenia. Jednak ciężar kosztów i odpowiedzialność za dalsze prowadzenie tego obszaru wraca do klienta.
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
