W celu zapewnienia pełnej anonimowości sygnalisty najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie platformy webowej, za pośrednictwem której pracownik może anonimowo wysyłać zgłoszenia w bezpieczny sposób (tj. poufny i anonimowy). Rozmowa z Jarosławem Kamińskim z Rödl & Partner.
Rozmawia: Maciej Mazerant
Sygnalista w firmie działa anonimowo czy jawnie?
Na to pytanie nie ma jednej odpowiedzi. To, czy sygnalista działa anonimowo, zależy przede wszystkim od tego, jakzostały opracowane zasady w firmie oraz jak funkcjonuje wdrożony system. W celu zapewnienia pełnej anonimowości sygnalisty najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie platformy webowej, za pośrednictwem której pracownik może anonimowo wysyłać zgłoszenia w bezpieczny sposób (tj. poufny i anonimowy). Przy wypełnianiu takiego zgłoszenia nie powinno się wymagać od zgłaszającego podawania jakichkolwiek danych osobowych, które go dotyczą. Sygnaliście powinno się zostawić dobrowolność przy wskazywaniu takich danych. Nawet jeśli sygnalista jeśli ich nie poda, firma nadal będzie miała możliwość skontaktowania się z nim. Platformy umożliwiają bowiem dostęp do zgłoszenia za pomocą unikatowego kodu dostępu, przez co sygnalista dowiaduje się o etapie rozpatrywania jego zgłoszenia.
Kto i na jakich zasadach ma dostęp do danych osobowych w systemie whistleblowingowym?
Im mniej osób ma dostęp do danych w systemie whistleblowingowym, tym lepiej. Firma powinna szczegółowo opracować procedurę oraz zasady postępowania, dostosowując je do wielkości przedsiębiorstwa oraz potencjalnej liczby zgłoszeń. W małych firmach wystarczy, abyzgłoszenia były obsługiwane przez jedną wyznaczoną do tego osobę, którą darzą zaufaniem zarówno pracownicy, jak i kadra zarządzająca. W przypadku większych przedsiębiorstw, gdzie liczba zgłoszeń będzie większa, należy wyznaczyć kilku koordynatorów przypisanych do odpowiednich kategorii zgłoszeń. Z uwagi na dyskrecjonalny charakter przetwarzanych danych, na dalszym etapie informacje te powinny być przekazywane do najwyżej postawionych osób z kadry zarządzającej w danej firmie lub do właściwych organów ścigania.
Jak przygotować firmę do działania sygnalistów, biorąc pod uwagę aspekty prawne i organizacyjne?
Firma powinna wybrać odpowiadający jej model systemu whistleblowingowego oraz ewentualnie zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym, który będzie świadczył takie usługi.
Po dokonaniu wyboru konieczne będzie opracowanie regulaminów, w których zostaną szczegółowo określone zasady funkcjonowania systemu oraz aspekty techniczne tego procesu.
Opracowane procedury zgłaszania i rozpatrywania spraw muszą być nie tylko szczegółowe, ale, co najważniejsze, zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Chcąc ułatwić pracownikom zrozumienie systemu, można dodatkowo opracować schematy działania oraz skrócone opisy ścieżek procedowania zgłoszeń. Po opracowaniu wszystkich wytycznych należy je wdrożyć w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie oraz przeprowadzić szkolenie dla pracowników, aby zrozumieli działanie systemu oraz korzyści. Co więcej, szczegółowa komunikacja w tym zakresie jest kluczowa przy wdrożeniu systemu whistleblowingowego.
Czy sygnalista może wskazywać innych pracowników jako źródło problemów w firmie?
Tak, jak najbardziej. Pracownikom oraz współpracownikom należy umożliwić składanie zgłoszeń, które w żaden sposób nie będą ograniczone podmiotowo. Procedury powinny być tak opracowane, aby zapewnić sygnalistom rozpatrzenie ich zgłoszeń przez niezależne i zaufane osoby.
W jaką stronę powinno się rozwijać działalność sygnalistów, aby ich funkcjonowanie w firmie było efektywne,etyczne, zgodne z prawem i przepisami?
Z dotychczasowych doświadczeń wiemy, że whistleblowing działa najlepiej, jeśli pracownicy są przekonani do systemu zgłoszeń i mają do niego zaufanie. Oczywiście wszystkie procedury muszą zostać przygotowane tak, aby w pełni zgadzały się z przepisami prawa, jednak to właśnie uczciwość pracodawcy będzie tu najważniejsza. Jeśli temat zostanie potraktowany poważnie, a pracowników zapozna się ze szczegółami jego funkcjonowania, firmy będą czerpać wymierne korzyści z whistleblowingu. Zapewnienie pracownikom pełnej poufności (czy wręcz anonimowości) przy dokonywaniu zgłoszeń oraz udowodnienie, że rozpatrywanie zgłoszeń niesie za sobą konkretne rezultaty, umożliwi rozwój działalności sygnalistów w zamierzonym kierunku.
Jarosław Kamiński – adwokat, Associate Partner Rödl & Partner
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
