Przedsiębiorcy poszukują możliwości optymalizowania wydatków na szkolenia swoich pracowników – to oczywiste. Dlatego poszukują możliwości dofinansowania tego typu projektów rozwojowych. Kluczowe jest jednak, aby proces pozyskania środków był dobrze przeprowadzony, czyli zaplanowany, merytoryczny i efektywny. O wsparciu, jakie świadczy przedsiębiorcom SEKA S.A., opowiada Jowita Walicka, kierownik ds. rozwoju biznesu.
W jaki sposób przygotować odpowiednie szkolenie?
Należy ustalić, jakie deficyty wiedzy i kompetencji mają pracownicy, jak ich wspierać i na ile jako właściciel/pracodawca jestem otwarty na zmiany.
Od czego zacząć?
1. Zdiagnozuj potrzeby swoich pracowników.
2. Przygotuj/zweryfikuj opisy stanowisk pracy.
3. Zastanów się, jakie są Twoje oczekiwania i w jaki sposób chcesz je zrealizować.
4. Ustal cel na dany rok.
5. Ustal, jaki budżet możesz przeznaczyć na to działanie.
Jak planować rozwój firmy i jej bieżącą działalność z wykorzystaniem zewnętrznych środków na szkolenia? Czy firma powinna się do tego w jakiś specjalny sposób przygotowywać, np. przeprowadzając audyt potrzeb?
Zacznijmy od tego, że przedsiębiorca musi dojrzeć do zmian. Musi zobaczyć, że zadziało się coś, co zmusza go do podjęcia działania w tym zakresie. Co to może być? Aktualnie pojawiły się zmiany w Kodeksie pracy, które mówią o konieczności kształcenia pracowników, a dokładniej organizowania dla nich szkoleń. Nie mogą to być tylko i wyłącznie szkolenia, które są obligatoryjne, np. BHP, bądź dotyczące nabywania uprawnień. To powinny być również szkolenia, które pozwolą na rozwój kapitału ludzkiego, jaki mamy w firmie.
Skąd jako pracodawca wiem, że takie szkolenia są potrzebne?
Mówią mi to pracownicy, którzy widzą, że inni się szkolą, a oni nie. Wprowadzam produkt bądź usługę, która wymaga dodatkowego przeszkolenia pracowników, np. pod kątem znajomości języka obcego, bądź obserwuję konkurencję, która w swoich benefitach ma bogaty zakres szkoleń. W związku z tym, aby nadążać za rynkiem pracy, również tworzę bogatą ofertę rozwojową dla zespołu.
Są różne sposoby sprawdzenia w firmie potrzeb szkoleniowych. Można zrobić ankietę – taką diagnozę potrzeb. To nie jest skomplikowany proces, a bardziej lub mniej rozbudowane scenariusze takich badań są dostępne w internecie. Ważne natomiast jest to, aby dobrze przemyśleć pytania, jakie chcę zadać pracownikom, bo to pozwoli wyciągnąć dane, które nam faktycznie pomogą.
Jeżeli przedsiębiorca planuje rozwój pracowników, zmiany w firmie, wprowadzenie innowacji, chce rozwijać działalność, to powinien być przygotowany do takiego działania.
W mojej praktyce, gdy zgłaszają się przedstawiciele firm z pomysłem przeprowadzenia szkolenia, robię z nimi bardzo szczegółowy wywiad. Kluczowe jest to, żeby dobrze zidentyfikować potrzebę, a dzięki temu trafnie dobrać szkolenia.
Jeszcze jakiś czas temu dofinansowywane były szkolenia miękkie, których wyniki nie do końca można było zmierzyć – mam tu na myśli mierzenie np. nabytych przez pracowników umiejętności komunikacyjnych. Teraz staramy się te umiejętności miękkie wprowadzać do projektów, podczas których uczestnicy nabywają konkretne, twarde kompetencje. To daje zdecydowanie lepsze efekty, a jednocześnie umożliwia organizacji mierzenie efektów takich działań.
Z reguły klienci wiedzą, jaki aspekt działalności organizacji chcą poprawić, gdzie zwiększyć efektywność, jaki proces usprawnić. Skonfrontowanie tego z potrzebami pracowników dotyczącymi podnoszenia kompetencji może dać dokładną odpowiedź, jakie szkolenia są niezbędne w organizacji.
W przypadku szkoleń finansowanych ze środków UE istnieje jeszcze kwestia dopasowania potrzeb szkoleniowych do wymogów i wytycznych programów, z których projekty mogą być finansowane.
Niezależnie od tego, czy za szkolenie płaci klient, czy uzyskuje na jego realizację dofinansowanie z UE w ramach BUR czy KFS, kluczowe jest, aby czas, który się na to poświęca, zwrócił się w postaci realnych korzyści dla organizacji.
Gdzie szukać informacji o dostępnych źródłach finansowania projektów rozwojowych?
Z mojego doświadczenia w pracy ze szkoleniami finansowanymi ze środków unijnych wynika, że zmieniało się nastawienie uczestników czy firm, które starały się pozyskać dotacje w zależności od trendu, jaki panował w obszarze tematyki projektów i zakresu dofinansowania. Nie zmieniło się jedno – postrzeganie funduszy jako trudnych do pozyskania z powodu skomplikowanej procedury aplikowania oraz ryzyka, że trud włożony w wypełnianie dokumentacji nie gwarantuje uzyskania środków.
Wszystkim przedsiębiorcom, którzy zgłaszają się do nas w celu zrealizowania szkolenia i planują to zrobić z wykorzystaniem funduszy zewnętrznych, mówię, że należy spróbować. Aktualnie sytuacja wygląda tak, że firmy tną koszty, a z drugiej strony wiedzą, że pracowników należy szkolić. Dlatego fundusze zewnętrzne powinny być w obszarze ich zainteresowań.
Do dyspozycji pracodawców dostępne są różne źródła finansowania i programy, z których można korzystać w celu szkolenia kadr. Głównie skupiamy się na Krajowym Funduszu Szkoleniowym oraz na Funduszach Unijnych na poziomie regionalnym i krajowym.
Na jakim etapie przygotowań powinien być projekt szkoleniowy, aby można było ująć go we wniosek aplikacyjny?
Często zgłaszają się do nas przedsiębiorcy, którzy planują szkolenia i aplikowanie o środki, pytając o szczegółowe informacje dot. programu szkolenia, harmonogramu, tj. długości szkoleń i dostępnego terminu, kosztorysu itp. Oczywiście przekazujemy wszystkie informacje. W razie potrzeby pomagamy wybrać szkolenie, które najlepiej odpowiada na zgłaszane potrzeby.
Firma powinna być przygotowana z projektem szkolenia i wnioskiem aplikacyjnym na początku roku. Im dokładniej przygotuje wkład merytoryczny, uwzględniając m.in. wewnętrzne analizy, raporty branżowe, ankiety pracownicze czy wywiady, tym większa wiarygodność tej potrzeby, a tym samym wniosku aplikacyjnego. Oczywiście wniosek można modyfikować przed złożeniem, aby dostosować go pod kątem m.in. danego źródła finansowania, wielkości finansowania, grupy docelowej.
Czy są jakiekolwiek ryzyka związane z wykorzystaniem w procesie rozwojowym środków na szkolenia z KFS czy funduszy UE?
Największy problem związany jest z uczestnikami szkoleń. Są osoby, które zaczynają proces szkoleniowy, ale z różnych przyczyn go nie kończą. Powstaje ryzyko nierozliczenia takiego wydatku. W takich przypadkach pracodawca powinien mieć bardzo dobrze udokumentowany przebieg udziału takiego pracownika w szkoleniu wraz z przyczynami jego rezygnacji.
Ryzykiem jest również korzystanie z usług firm, które nie mają doświadczenia w prowadzeniu szkoleń bądź odpowiednich kompetencji merytorycznych. Może to skutkować niezdanymi egzaminami potwierdzającymi efekty kształcenia. Rekomenduję wnikliwą analizę doświadczenia, opinii o podmiocie szkolącym przed jego wyborem. Można również kierować się certyfikatami potwierdzającymi jakość prowadzonej działalności.
W przypadku SEKA S.A. od 2017 roku posługujemy się ISO 9001:2015, a zawdzięczamy to najwyższemu poziomowi świadczonych przez nas usług.
Dostępne źródła finansowania projektów rozwojowych
1. Krajowy Fundusz Szkoleniowy
Jeżeli chcemy ubiegać się o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, należy sprawdzić, jakie są priorytety wydatkowania na dany rok i jaka jest wysokość środków. Wytyczne znajdują się na stronie https://psz.praca.gov.pl/kfs-2025
O środki może ubiegać się każda jednostka organizacyjna prowadząca działalność w Polsce, składając wniosek w jednym z 16 Wojewódzkich Urzędów Pracy. Mogą to być firmy państwowe i prywatne, fundacje czy jednostki sektora publicznego. Wystarczy, że zatrudnia się przynajmniej jedną osobę na umowę o pracę.
Dzięki KFS możemy uzyskać dofinansowanie w wysokości 80% kosztów kształcenia ustawicznego, a w przypadku mikroprzedsiębiorstw zatrudniających do 10 osób – 100%.
Środki z KFS można przeznaczyć na:
– diagnozę potrzeb szkoleniowych, które można będzie zaspokoić dzięki tym środkom;
– kursy i studia podyplomowe oraz egzaminy, w których wezmą udział pracownicy z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą;
– badania lekarskie i psychologiczne, jeśli okażą się niezbędne;
– ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z udziałem w kształceniu ustawicznym.
W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji należy sprawdzić zapisy na stronie Urzędu Pracy właściwego dla obszaru działania firmy. W tym samym miejscu znajdują się dokumenty do pobrania i wypełnienia.
Informacje niezbędne do ustalenia i sprawdzenia:
– wielkość firmy – mała, średnia czy duża;
– wielkość otrzymanej pomocy de minimis, jaką firma otrzymała;
– wskazanie zawodów deficytowych na obszarze działania firmy (to jest także podstawa do projektowania szkoleń o dofinansowanie).
Nabory wniosków do KFS odbywają się na początku roku i trwają zazwyczaj tylko kilka dni. Dlatego zachęcam do uważnego śledzenia komunikatów na stronach internetowych Powiatowych Urzędów Pracy.
2. Baza Usług Rozwojowych
Aby uzyskać wsparcie w ramach Bazy Usług Rozwojowych, należy przeanalizować jego dostępność i zapoznać się ze szczegółowymi informacjami zawartymi na stronie https://serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl/component/site/site/dofinansowania-bur/
3. Programy krajowe
Programy krajowe są realizowane przez PARP. Mogą z nich skorzystać pracownicy i pracodawcy z całej Polski. Ich celem jest wsparcie dostosowania pracowników i przedsiębiorców do zmian demograficznych na rynku pracy, wynikające z rekomendacji Sektorowych Rad ds. Kompetencji. Programy krajowe obejmują także dofinansowanie mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw w obszarze zarządzania przedsiębiorstwem, w tym zasobami ludzkimi dla kadry menedżerskiej.
4. Regionalne Programy
Regionalne Programy (RP) pozwalają na sfinansowanie usług rozwojowych wybranych w Bazie Usług Rozwojowych. Dzięki nim przedsiębiorcy i pracownicy mikro-, małych i średnich firm oraz osoby indywidualne w całym kraju mogą otrzymać nawet 100% dofinansowania na wybrane przez siebie usługi szkoleniowe i doradcze.
Regionalnymi Programami zarządzają Urzędy Marszałkowskie poszczególnych województw. Więcej informacji o zasadach udzielania wsparcia w danym regionie udzielają Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich.
Najwygodniej rozpocząć poszukiwania źródła finansowania w lokalnym punkcie informacyjnym:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/punkty/#/
0
0
Głos/y
Ocena artykułu
